VERBİS Kaydı Nasıl Yapılır? Eksiksiz Rehber

VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi) kaydı, birçok kurum için KVKK uyumunun gözle görülür ilk adımıdır. VERBİS'in ne olduğunu daha önce ele almıştık; bu yazıda ise kaydın nasıl yapıldığını adım adım anlatıyoruz.

Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki tavsiye niteliği taşımaz. Kayıt yükümlülüğü eşikleri ve süreler zaman zaman güncellenir; güncel değerler için Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun resmî duyurularını esas alın.

1. Kayıt yükümlülüğünüz var mı?

Her veri sorumlusu VERBİS'e kaydolmak zorunda değildir. Yükümlülük; yıllık çalışan sayısı, yıllık mali bilanço toplamı ve ana faaliyet türü gibi kriterlere göre belirlenir. Bazı kuruluşlar muafiyet kapsamında olabilir. Güncel eşik değerleri için Kurum duyurularını kontrol edin.

2. Veri envanterinizi hazırlayın

VERBİS beyanı, doğrudan veri envanterinizden beslenir. Envanteriniz; işleme amaçları, veri kategorileri, alıcı grupları, saklama süreleri ve aktarımlar açısından eksiksiz olmalıdır. Bu hazırlık tamamlanmadan yapılan kayıt, hatalı ve eksik olur.

3. Veri sorumlusu ve irtibat kişisini belirleyin

VERBİS'te kurumunuzu temsil eden veri sorumlusunu ve gerektiğinde Kurum ile iletişimi yürütecek irtibat kişisini tanımlamanız gerekir. İrtibat kişisi, veri sorumlusu adına bildirim ve iletişimi yürütür.

4. Sicil beyanını oluşturun

Kayıt sırasında genellikle şu bilgiler beyan edilir:

• İşlenen kişisel veri kategorileri (kimlik, iletişim, özlük, sağlık vb.).
• İşleme amaçları.
• Verilerin aktarıldığı alıcı / alıcı grupları.
• Saklama süreleri.
• Yabancı ülkelere aktarım durumu.
• Alınan idari ve teknik tedbirler.

Bu bilgiler envanterinizle birebir tutarlı olmalıdır; tutarsızlık, denetimde risk oluşturur.

5. Kaydı güncel tutun

VERBİS kaydı bir kerelik bir işlem değildir. Veri işleme süreçleriniz değiştiğinde (yeni bir sistem, yeni bir aktarım, değişen saklama süresi) kaydın da Kurum'un belirlediği süre içinde güncellenmesi gerekir. Versiyonlar arası karşılaştırma, neyin değiştiğini görmeyi kolaylaştırır.

Süreci kolaylaştırmak

VERBİS kaydının en yorucu yanı, envanter ile beyan arasındaki tutarlılığı elle sürdürmektir. Kivuz KVKK, envanterinizden VERBİS'e uygun kayıt bilgilerini üreten ve değişikliklerde versiyon mukayesesi sunan bir KVKK uyum yazılımıdır. VERBİS kaydı, daha geniş KVKK uyum sürecinin yalnızca bir aşamasıdır; bütünü tek platformda yönetmek için demo talep edebilirsiniz.