Aydınlatma Metni Nasıl Hazırlanır? Zorunlu Unsurlar

Aydınlatma metni, kişisel veri işleyen her kurumun ilgili kişilere sunması gereken temel bir belgedir. KVKK'nın 10. maddesi, bu metnin hangi bilgileri içermesi gerektiğini açıkça düzenler. Bu yazıda aydınlatma metninin zorunlu unsurlarını, doğru bir yapıyı ve sık yapılan hataları ele alıyoruz.

Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki tavsiye niteliği taşımaz.

Aydınlatma yükümlülüğü nedir?

Veri sorumlusu, kişisel veriyi elde ederken ilgili kişiyi bilgilendirmekle yükümlüdür. Bu yükümlülük, ilgili kişinin rızası olsun olmasın geçerlidir; aydınlatma ile açık rıza birbirinden ayrı kavramlardır. Aydınlatma bir bilgilendirmedir; açık rıza ise belirli işlemler için alınan ayrı bir onaydır.

Zorunlu unsurlar (KVKK m.10)

Bir aydınlatma metni en az şu bilgileri içermelidir:

• Veri sorumlusunun (ve varsa temsilcisinin) kimliği.
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği.
• İşlenen verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği.
• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi.
• İlgili kişinin KVKK m.11'de sayılan hakları (erişme, düzeltme, silme, itiraz vb.).

Bu unsurların tamamı eksiksiz ve anlaşılır bir dille yer almalıdır.

Doğru bir yapı nasıl olmalı?

İyi bir aydınlatma metni:

1. Açık ve sade dildedir. Hukuki jargon yerine ilgili kişinin anlayacağı bir dil kullanır.
2. İşleme faaliyetiyle tutarlıdır. Metindeki amaçlar ve veri kategorileri, gerçek işleme faaliyetinizle ve veri envanterinizle birebir örtüşmelidir.
3. Erişilebilirdir. Verinin toplandığı noktada (form, web sitesi, sözleşme) ilgili kişiye sunulur.
4. Güncel tutulur. İşleme amaçları veya aktarımlar değiştiğinde metin de güncellenir.

Sık yapılan hatalar

• Şablonu olduğu gibi kullanmak. Başka bir kurumun metnini kopyalamak, sizin işleme faaliyetinizi yansıtmaz ve uyumsuzluk yaratır.
• Aydınlatma ile rızayı karıştırmak. İkisini tek bir onay kutusunda birleştirmek hatalıdır; ayrı ayrı sunulmalıdır.
• Aktarımları belirtmemek. Verilerin paylaşıldığı taraflar metinde yer almalıdır.
• Güncellememek. Süreç değişip metin sabit kaldığında tutarsızlık doğar.

Süreci yönetmek

Aydınlatma metinlerini envanterinizle tutarlı tutmak ve hangi sürümün kime sunulduğunu kaydetmek, manuel olarak zordur. Kivuz KVKK, metin üretiminden versiyonlamaya kadar bu süreci yöneten bir KVKK uyum yazılımıdır. Aydınlatma, daha geniş KVKK uyum sürecinin bir parçasıdır; bütünü görmek için demo talep edebilirsiniz.