KİVUZ, gerçek ve tüzel kişiliklerin KVKK uyumu ve kişisel veri hayat döngülerini 6698 sayılı yasa ve ilgili mevzuata göre doğru, sağlıklı bir şekilde yönetebilecekleri bulut tabanlı bir platformdur.
Daha önce birçok kamu bilişim projesini başarı ile yürüten bir ekip olarak, yıllar boyunca elde ettiğimiz kamu tecrübemiz bize ciddi çalışmayı, kanun ve mevzuatları anlayıp yazılıma dönüştürebilmeyi, kamu ile ortak dili konuşabilmeyi öğretti. Bu tecrübemiz KİVUZ’u yazarken çok işimize yaradı.
Hem hukuki ve mevzuat danışmanlık ekibimiz var hem de Bilişim konusunda uzman bir teknik kadroya sahibiz. Bu kadroyla sürdürülebilir, hesap verebilir KVKK hizmetimizi geliştirdik.
- Mevzuata uygun şekilde KVKK uyumunu sağlıyoruz
- Bilişim alanındaki güvenlik, depolama ve başka her türlü ihtiyacı doğru şekilde karşılıyoruz
KİVUZ projesine başlamadan önce KVKK ile ilgili araştırmalar yaptık, piyasayı gözlemledik, kendimiz danışmanlık yaptık. Anladık ki KVKK çok yanlış anlaşılmış. Örneğin:
- VERBİS kaydını yaptırmak yeterlidir
- Aydınlatma ve Açık Rıza aynı şeydir
- KVKK kâğıt ortamında yürütülebilir
gibi yanlış yönlendirmeler sonucu piyasada mağduriyetlerin yaşandığına şahit olduk. Birkaç mağduriyet örneği verecek olursak:
- Gerçek bir veri envanteri oluşturmadan rastgele VERBİS kaydı yapılması
- Yanlış hazırlanan aydınlatma, açık rıza vb. belgeler
- Kâğıt ortamında takip edilen aydınlatma ve açık rıza onaylarının kaybolması veya çalışanlarca kasıtlı imha edilmesi ve şirketlerin bu yolla tehdit edilmesi
- Ciddiye alınmayan ve gerekli tedbirlerin yerine getirilmediği KVKK uygulamalarında Kurumun ceza kesmesi
- KVKK danışmanlığı yapanlara bir daha ulaşılamaması
Elde ettiğimiz tecrübe sonucu KVKK’nın uçtan uca ele alınması gereken, dijital bir platformda yürütülmesi zorunlu bir süreç olduğunu anladık ve tüm odağı KVKK ve özel sektör olan PEERLOG A.Ş. şirketini kurduk ve KİVUZ’u geliştirdik. www.kivuz.com
KVKK’nın canlı bir süreç olması, veri hayat döngüsünün takip edilmesi ve kolay hesap verebilirlik felsefesi ile tasarladığımız KİVUZ’un en öne çıkan özelliklerini aşağıda sıraladık:
Kişisel veri envanterinin web browser ortamında otomatik hazırlanması
- Çoğunlukla Excel gibi programlarla hazırlanan envanterler, genelde başka yerlerden kopyala/yapıştır metodu ile üretilir ve şirketin gerçek verileri ile çelişebilir. Bu çelişkileri fark etmek çok zordur
- KİVUZ, şirketin tüm departman ve süreçlerine göre hiyerarşik veri girişi ara yüzüyle verileri alır ve kişisel veri envanterini okunabilir bir formatta sunar.
Dokümanların otomatik üretilmesi
- KVKK dokümantasyonu çok önemlidir ve kişisel veri envanteri ile uyumlu olmalıdır.
- Manuel olarak yapılan KVKK danışmanlıklarında dokümanlar bir kere oluşturulur ve değişiklik gerektiğinde tüm dokümanlar teker teker elden geçirilmelidir
- KİVUZ, dokümanları otomatik olarak mevzuata uygun şekilde kolaylıkla oluşturur
Envanter değişikliklerinde versiyonlama ile değişikliklerin kolaylıkla takibi
- Versiyonlar arasında karşılaştırma imkânı ile kurumsal hafızanın korunması sağlanır
- KVK Kurumu’nun denetlemesi halinde, zaman içerisinde değişen envanter, politika, aydınlatma, açık rıza gibi tüm dokümantasyon ayrı ayrı sunulabilir
Tübitak zaman damgalı SMS ve email ile açık rıza ve aydınlatma onayları
- Çoğu uygulamada ıslak imza ile alınan açık rıza ve aydınlatma onaylarının güvenliği ve takibi zaman geçtikçe imkânsız hale gelmektedir
- Kâğıt ortamından kurtulacağınız için kayıtlarınız güvende olur
- İspat yükümlülüğü kolaylıkla yerine getirilebilir
- KİVUZ, açık rıza ve aydınlatma süreçlerini SMS ve email ortamına taşır, Tübitak zaman damgası ile damgalar
İmha zamanı gelen verilere dair bildirimler
- KVKK süreçlerinin en kritik noktalarından birisi de şüphesiz işi biten verinin imhasıdır
- KİVUZ, aldığınız kişisel verilerin imha zamanları takip eder ve yaklaşan imha tarihlerine dair otomatik bildirim gönderir
Kişilerin KVKK ile ilgili başvurularının takibi
- Kişisel verileri alınan kişilerin kanuni hakları çerçevesinde yapacakları başvuruları KİVUZ otomatik takip eder ve bildirimler ile cevap süresini kaçırmaya bağlı cezalardan korunma sağlanır
-Denetim modülü ile KVKK uyumluluğu ölçülebilir ve alınması gereken aksiyonlar görülebilir
- KVKK kapsamında alınması zorunlu eğitimleri online eğitim platformumuz ile alınabilir
- Personelinizin eğitimlerde ilerleme durumları gibi verileri raporlanabilir ve KVK Kurumunun denetimine sunulabilir
KİVUZ, KVKK süreçlerinde canlı ve sürdürülebilir bir platform olarak hayatınızı kolaylaştırır.