Günümüzde bireylerin kişisel verilerini paylaşma ihtiyacı ve zorunluluğunun varlığı neticesinde birçok özel kuruluş ve devlet kurumu, bu verilere erişebilmektedir. Bu veriler, gelişen teknolojik imkânlar ile birlikte kolaylıkla işlenebilmekte ve paylaşılabilmektedir.
Bireye ait ad, soyad, doğum yeri, doğum tarihi, telefon numarası, parmak izi, ilgi alanları, sağlık bilgileri, aile bireylerinin bilgileri, konum bilgisi, özgeçmiş gibi; bireyleri belirlenebilir kılan her türlü veri “kişisel veri” olarak adlandırılmaktadır. Bu verilerin paylaşımı ve işlenmesi hususunda oldukça kapsamlı düzenlemeler yapılmaya başlanmış ve “kişisel verilerin korunması” kavramı son günlerde oldukça önem kazanan bir konu haline gelmiştir.
Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun çalışmaları ve yeni yasal düzenlemeler sonucunda, kişisel veri olarak nitelendirilen; bireyleri doğrudan ya da dolaylı olarak belirlenebilir hale getiren her türlü veri, koruma altına alınmıştır.
Bu kapsamda, “kişisel veri” olarak nitelendirilebilecek bilgilere sahip olan birtakım kuruluşların hak ve yükümlülüğü olduğu gibi, kamu kurumlarının da yükümlülüğü mevcuttur.
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda özel kuruluşlar ve devlet kurumları açısından özel bir ayırım bulunmamaktadır. Kural olarak, kanunun belirlemiş olduğu tüm usul ve esaslar hem özel kuruluşlar hem de kamu kurumları için uygulanmaktadır. Bu sebeple, kamu kurumlarının elinde bulundurduğu ve işleyebildiği kişisel veriler hakkında da, bazı istisnalar mevcut olmakla birlikte, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümleri uygulanacaktır.
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na göre, 7 Nisan 2016 tarihinde, veri sorumlularının yükümlülükleri belirlenerek açıkça ilan edilmiştir.
Kanun’a göre uyum süreci kapsamında veri sorumlularına; hukuka uygun veri işlemek, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne kayıt olmak, Saklama ve İmha Politikası hazırlamak, kişisel veri envanteri oluşturmak ve gerekli tedbirleri almak gibi yükümlülükler getirilmiştir.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 16. Maddesine göre VERBİS’e (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi) kayıt zorunludur. Yasa, Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan VERBİS sistemine, gerçek ve tüzel kişilerin veri işleme faaliyetine başlamadan önce kayıt zorunluluğu getirmiştir.
Bu zorunlulukların neler olduğu ayrıca Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda ve Veri Sorumluları Hakkında Yönetmelik’te belirlenmiştir. Bu yönetmelikte tanımlanmış istisnalar dışında gerçek ve tüzel kişilerin usule uygun biçimde eksiksiz olarak sisteme kayıtlarını yapmaları zorunludur.
6698 sayılı Kanunun 16. maddesi gereği, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, veri işlemeye başlamadan önce kısa adı VERBİS olan Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine kaydolmak zorundadır. Kişisel Verileri Koruma Kanunu (KVKK) ile Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik (VERBİS) gerçek ve tüzel kişilerin sicil kaydının nasıl yapılacağını düzenlemiştir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun (KVKK) internet sitesi olan www.kvkk.gov.tr aracılığıyla giriş yapılır. Ekrana gelen sayfada yer alan VERBİS butonuna tıklanır ve ilgili alanlar doldurularak VERBİS’e kayıt olunur.
Bu kapsamda, kamu kurum ve kuruluşunda bulunan veri sorumlularının Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine kayıt yükümlülüğü 1 Nisan 2019 tarihinde başlamıştır. Söz konusu veri sorumluları, 01.04.2019 tarihinden itibaren https://verbis.kvkk.gov.tr adresinden giriş yaparak, Sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getirilmesi gerekmektedir. İlgili kamu kurumlarının, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne 31.03.2021 tarihine kadar kayıt yaptırmaları gerekmektedir. Aksi halde, kanun kapsamında belirlenen “VERBİS’e kayıt yükümlülüğü” ihlal edilmiş olacak ve birtakım yaptırımlarla karşılaşılacaktır.
- Aydınlatma yükümlülüğü,
- Veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler,
- İlgili kişiler tarafından yapılan başvuruların cevaplanması,
- KVK Kurulu tarafından verilen kararların yerine getirilmesi yükümlülüğü,
- Kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve KVK Kuruluna bildirme yükümlülüğü
gibi temel yasal yükümlülükleri, kamu kurumlarında belirlenen veri sorumluları tarafından muhakkak yerine getirilmelidir.